Les NTIC aident-elles vraiment les collaborateurs à devenir multitâches ?

Les NTIC aident-elles vraiment les collaborateurs à devenir multitâches ?

Avec le fort développement des NTIC au sein des entreprises Françaises, ces outils sont censés venir en aide aux salariés dans leur travail au quotidien pour éviter le multitasking. Mais peuvent-ils répondre à l’objectif premier d’un dirigeant : faire le plus avec le moins possible ?

Approche d’une définition du multitasking

Le téléphone greffer à l’oreille, les doigts collés au clavier et les yeux rivés sur l’imprimante … le « multitasking », en français « multitâches » est un des grands sujets de l’organisation du travail aujourd’hui. Il s’agit de la capacité présumée pour les collaborateurs de faire plusieurs choses à la fois. Le phénomène des NTIC et la multiplicité des flux d’information auxquels sont exposés les collaborateurs ne fait que rendre de plus en plus centrale cette préoccupation. Le cerveau humain, scindés en deux parties, l’hémisphère droite et l’hémisphère gauche, peut-il rendre cette pensée réalisable ? Par ailleurs, très souvent, le terme de multitasking est confondu avec le fait de switcher d’une tâche à une autre, ce qui est totalement faisable.

Au delà de cet aspect purement morphologique, pour le salarié le multitasking c’est avant tout :

- un facteur de stress pour répondre aux objectifs imposés : ce n’est pas un choix, cette manière de travailler lui est imposée. Pour suivre et boucler ces projets, le salarié doit toujours faire plus.

- un facteur improductif : être contraint de passer d’une tâche à une autre, ou d’en faire deux à la fois, pousse le salarié à se concentrer sur plusieurs tâches en même temps, sans avoir le temps de réfléchir et de penser à toutes les issues possibles. Être obligé de travailler dans l’urgence pour finir rapidement une tâche et continuer sur une autre. Selon une étude, 64% des Français doivent fréquemment arrêter une tâcher pour en commencer une autre non prévue et 42% des Français doivent toujours ou très souvent finir trop rapidement une tâche pour pouvoir avec le temps d’en commencer une nouvelle(1).

- un facteur d’erreurs dans le travail au quotidien, car il engendre une attention en baisse, des dossiers survolés donc un risque d’erreur accentué. Et comme le dit le fameux dicton « l’erreur est humaine » … les NTIC eux, ne sont pas humains, même s’ils sont crée par des humains.

- un facteur de perte de temps : entreprendre une tâche, être interrompu par une autre, puis revenir sur la première tâche donne un rythme pesant au cerveau. Il se déconcentre de la première tâche pour revenir dessus une ou deux heures après, et la reprise est longue et difficile, le temps de remettre toutes les informations dans l’ordre.

Entre également en jeu l’aspect comportemental, chaque individu ne fonctionnant pas de la même manière, les flux d’informations et le multitasking sont perçu différemment par chacun. Les priorités des uns ne sont pas forcément celles des autres, ainsi certaines personnes ont la capacité de se concentrer sur une tâche sans être perturbé par les différentes sources d’informations (téléphones, e-mail, fax, logiciels …), et d’autres n’ont pas cette capacité.

Ainsi pour 17% des salariés, le bureau est un lieu hostile : interruptions fréquentes, vitesses d’exécution des tâches, manque de moyens et de formation, rythme lourd imposé par la hiérarchie … (2)

Et l’entreprise dans tout cela ?

Au-delà de tout ces inconvénients propres aux salariés, le multitasking est-il réellement bénéfique et nécessaire pour une entreprise ?

Multicasquette, aussi

Multicasquette, aussi... (c) Mitch Thrower

En temps de crise, l’efficience et d’autant plus de mise au sein de l’entreprise. Des effectifs recalculés, des missions ré-administrés … tout est fait pour utiliser le salarié à 100% de ses capacités, si ce n’est plus. Objectif : de la performance au moindre coût. Ainsi un salarié en charge d’une division clientèle, peut être amené à travailler sur une deuxième division pour éviter l’embauche d’un nouveau collaborateur. Un salarié constamment sollicité et qui manque de temps pour tout gérer, à moins d’avoir le don d’arrêter le temps.

Du fait de ce contexte et du besoin constant des entreprises à réaliser beaucoup plus de profits, le multitasking pourrait-être une solution pour gagner en efficience. Mais les facteurs énumérés ci-dessus : perte de temps, risque d’erreur multiplié, stress et improductivité sont des points très importants. Une entreprise doit peser le pour et le contre. Prendre le risque de produire des éléments avec d’éventuelles erreurs ou reprendre les choses en main.

En effet, selon une étude, le coût en perte de productivité serait colossal, de l’ordre de 20 à 40%. Ce chiffre est-il condamné à augmenter dans les années à venir, à mesure qu’arriveront sur le marché de l’emploi les adolescents d’aujourd’hui ? Des adolescents habitués à faire leurs devoirs devant la télévision tout en consultant leurs SMS.

Une solution : le développement des NTIC au sein de l’entreprise

Avec l’explosion de la microinformatique, la mode des smart phones et autres gadgets téléphoniques et le raz de marée d’Internet, le panorama de l’information et de la communication s’est considérablement modifié depuis une vingtaine d’années au sein des entreprises Françaises.

Les NTIC, où Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication, regroupe ainsi les différentes technologies informatiques utilisées pour traiter, modifier ou échanger de l’information. Elles désignent généralement les outils ou les ressources permettant de favoriser le traitement, la diffusion des informations et le partage des connaissances. Ainsi, ces outils contribue à une réelle révolution qui va permettre de relier communication et informatique. Aujourd’hui plus souvent appelé TIC, car l’aspect de nouveauté est révolu pour certaine technologie.

La communication dans les entreprises et les administrations est une clé du bon fonctionnement de celles-ci, les NTIC sont donc développées dans l’optique d’améliorer le travail des salariés et les rendre plus productif grâce à la technologie.

… Mais les NTIC sont-elles vraiment une solution ?

Pour répondre aux problèmes apportés, les NTIC sont en mesure de recomposer le temps de travail humain pour rendre les tâches simplifiées et facilitées par des ordinateurs et les différents outils à disposition d’un salarié.

Mais cet outil technologique doit s’insérer dans le travail au quotidien des salariés pour devenir un outil productif et accélérateur de production. L’outil doit s’adapter à la manière de travailler des salariés, car c’est l’outil qui vient en aide à l’humain et pas l’inverse. C’est un point très important car désormais, l’humain est devenu esclave de toute cette technologie, peut-on travailler sans ordinateur ?

Certains outils aident et d’autres freinent la productivité. Comme il est souvent dit, « trop de logiciel tue les logiciels ». Les e-mail, Internet, les serveurs internes sont des prouesses technologiques qui permettent aux salariés de gagner du temps, pouvoir partager en temps réelle l’information sans avoir à se torturer l’esprit.
Mais certains outils sont à doubles tranchants. Il faut tout d’abord que l’outil réponde à un réel besoin des salariés à être aidé sur une tâche précise trop fastidieuse pour l’humain, qu’un logiciel ou autre technique puisse prendre en charge plus rapidement. Il faut ensuite que les salariés soient formés à cet outil pour pouvoir le comprendre et le maîtriser complètement, et là encore j’en reviens à l’outil qui s’adapte aux besoins et à la demande du salarié et pas le contraire. Enfin il faut que le logiciel puisse être réellement bénéfique en terme de productivité vs coût de l’outil dans l’utilisation quotidienne. Quelle est la rentabilité et le besoin à long terme des salariés sur de tels outils ?

Au delà de ses éléments devenu primaire dans toutes les entreprises aujourd’hui, Un logiciel pour cela, un autre pour cela accumulé aux différentes tâches du quotidien rend le travail tout autant difficile. On s’attend à trouver que l’utilisation des NTIC accélère le travail : il n’en est rien. Par contre le même salarié pourra participer simultanément à plusieurs projets. Alors que le multitasking ralentit le traitement des tâches, l’utilisation des NTIC l’accélère, de sorte que les deux phénomènes se compensent à peu près. Même si la durée de chaque projet n’est pas réduite, un plus grand nombre de projets seront achevés dans le même intervalle de temps grâce à la technologie. Un exemple très simple, le temps qu’un salarié doit passer sur une tâche, prise en charge par un logiciel, le salarié a du temps pour prendre en charge une nouvelle tâche. Les technologies nous permettent ainsi de nous dédoubler dans notre travail.

Par ailleurs, pour les salariés, une étude du British Institute of Psychiatry d’avril 2008 confirme qu’une utilisation excessive de gadgets technologiques de communication et de partage de l’information provoquait une perte de quotient intellectuel (Q.I.) de plus de dix points, soit deux fois plus que chez les personnes ayant consommé du cannabis. A méditer avant d’envoyer nos cinquante e-mail quotidien …

Conclusion
Le Résultat ? Le multitasking est parfois un zapping continuel, comme une guêpe qui butinerai de tâche en tâche. Le cerveau humain n’a pas réellement la capacité de se concentrer sur plusieurs choses à la fois. Il passe rapidement d’une tâche à l’autre en micro-séquences, revient à la tâche précédente et peut gérer simultanément plusieurs actions « légères » (écouter de la musique et rédiger un texte). Mais souvent ce sont les interruptions successives qui empêchent une réelle concentration. Les NTIC sont probablement une solution sous réserve que les outils soient adaptés et adaptables pour les salariés.

Mais la question serait surtout de savoir si ne se sont pas les NTIC qui poussent les salariés à devenir multitasking ? A force de croire que les salariés sont aidés par des outils révolutionnaires, les entreprises poussent leurs collaborateurs à toujours faire plus, sous prétexte que la technologie est là pour nous aider. Le salarié est devenu un « homme à tout à faire » en devant multitasking.

Auteur : Hafida Derouiche

Sources :
(1) Source : Etude Summer – 2003
(2) Source : Etude Dares – Mai 2008
(3) British Institute of Psychiatry – Avril 2008

www.duperrin.com
www.groupereflect.net
Francois Gite

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2 commentaires

  1. avatar

    Jacques Decoeur

    10 février 2015 at 11:59

    S’il vous plait, faîtes un effort sur l’orthographe, cet article est bourré de fautes. Etant tombé par hasard sur votre site, je ne pense pas y retourner en partie à cause de ça.

    • avatar

      Serge-Henri Saint-Michel

      10 février 2015 at 16:17

      Bonjour, merci Jacques pour votre remarque. Cet article a plus de 5 ans d’âge ; l’équipe a fait des progrès depuis.
      Alors ns laisserons cet article en VO histoire, chaque jour, de mesurer les avancées orthographiques réalisées ;)

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