Le meilleur de l’innovation en matière de communication visuelle en réunion

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Présenter devant un large public fait appel à des compétences et techniques variées qui concourent à la professionnalisation de la communication en réunion. Au-delà des qualités oratoires, gestuelles et charismatiques d’un intervenant, le support visuel utilisé comme aide à la transmission de messages joue un rôle de plus en plus important. Qui a-t-il de nouveau dans ce domaine pour valoriser vos prochaines prises de parole ?

Prendre conscience que si l’on souhaite l’excellence, on ne s’y prend pas la veille !

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Une communication visuelle efficace

Si vous recherchez de l’impact et récolter le fruit d’un vrai professionnalisme, vous devez résoudre l’équation :
qualité oratoire (gestuelle, aisance verbale) x connaissance technique (logiciel + ordinateur + multimédia contenu + télécommande + écrans + projecteur ) x maîtrise de la communication (mise en forme + charte graphique + tendance design + concept + liens hypertextes + public) x choix de l’environnement (configuration salle + symbolique du lieu) = présentation gagnante.

Il faut du temps pour préparer un tel évènement et s’il vient à manquer, il y a des étapes incontournables. Lors des présentations externes importantes (Assemblées Générales, Conventions…), la connaissance du lieu, la configuration de la salle et l’ensemble des composantes techniques (de la version du logiciel de présentation à la luminosité de la salle) peuvent avoir une incidence sur la mise en forme de votre présentation. Sur le plan technique, si cette dernière est préparée sur Powerpoint 2007, elle offrira beaucoup de possibilités multimédias et design comparée aux versions antérieures (2000, 2003). L’éclairage de la salle est un vrai problème, car rien ne sert d’entreprendre une optimisation de votre présentation, si l’éclairage est si fort qu’il chauffe la salle, car tous les contrastes de l’image seront réduits, transformant vos supports visuels en messages très pâles.

Si l’organisation de votre évènement rend la période de préparation très courte, alors réfléchissez avant de travailler sur votre contenu, sur les concepts de mise en forme, qui vont permettre de structurer votre présentation au plus près des préoccupations de votre public. Si vous avez à récupérer en tant que coordinateur des présentations d’autres services (qui tardent souvent à venir et toujours au prix de nombreuses relances…), le fait d’avoir validé ou fait valider les concepts visuels en amont vous laisse une meilleure marge de manœuvre. A la récupération de ces éléments, il vous suffira de les inclure dans votre trame. Une présentation à haute valeur ajoutée technique ne peut pas s’envisager sans les liens hypertextes (impératif au-delà de 30 pages), sans les supports multimédias vidéo, audio et flash qui peuvent être importés sur la plateforme Powerpoint.

Pas d’économie sur la qualité du matériel !

A l’occasion de certaines réunions externes, les enjeux sont tels, que seule l’excellence est envisageable, et en matière de présentation visuelle, la qualité du matériel est importante pour la meilleure restitution de votre présentation et de vos éléments multimédias. Un projecteur lumineux et contrasté du type Full HD s’impose. La télécommande est un accessoire indispensable pour qui veut paraître plus à l’aise au cours de cet exercice, de même qu’un écran prompteur placé en bas de l’estrade vous donnera plus d’assurance, vous permettant même de quitter votre pupitre. Le nec plus ultra est de pouvoir disposer de trois écrans, l’un pour le sommaire et le suivi de l’agenda, le second pour la partie multimédia et le dernier enfin, pour les pages de contenu.

Y a-t-il des alternatives à Powerpoint ? oui et non : réponse de normand !

Les alternatives à PowerPoint

Les alternatives à PowerPoint

Pas moins de 6 logiciels sont sortis, soit des cerveaux innovants des majors du secteur (Apple, Google), soit de start up de la Silicon Valley, qui ont vu dans ce marché de 3 millions de présentations/jours une opportunité de développement intéressante. Rappelons que 80 % des cadres de la planète travaillent encore sur le logiciel fétiche de Microsoft, avantage crucial sur le plan de la diffusion. Le géant de Redmond a bouleversé notre façon de travailler, c’est certes une évidence, mais si aujourd’hui de nombreuses présentations sont barbantes jusqu’à l’endormissement, c’est aussi le fruit de cette évidence, d’un logiciel conçu pour la rapidité de la transmission de l’information, mais peu pour la personnalisation… il y a donc une place pour des logiciels qualitatifs et irréprochables sur le plan de la qualité visuelle et le design.

Vous trouverez sur ce positionnement le logiciel Keynote d’Apple (280 Slides.com) et Slide Rocket qui rivalisent avec la version 2007 de Powerpoint, le second étant un pur produit internet, qui favorise le mode interactif et collaboratif en ligne, se prêtant moins bien aux présentations devant un public. Trois autres logiciels sont également disponibles, Document de Google, Zoho et Openoffice de Linux, occupent le segment de la praticité et gratuité dans leur version basique , mieux adaptés aux PME et aux utilisateurs peu exigeants en matière de communication. Pratique, mais limité sur le plan des possibilités graphiques.
Si vous voulez faire sensation, utilisez Prezi (toujours en version Béta), qui est une application Powerpoint qui permet de zoomer dans une présentation, ce qui revient à dire que vous ne travaillez plus sur un plan de travail figé, mais sur une plage très élargie en y incluant toutes les possibilités multimédias.

La créativité ne manque pas et en fonction de l’utilisation finale, vous pourrez préparer votre présentation sur différents logiciels ; devant un public nombreux, Powerpoint reste la référence en entreprise, le logiciel offrant sous Vista, des possibilités multimédias très riches (ombrage, colorisation, transparence, formes 3D, effets multiples), vous évitant de travailler avec d’autres logiciels de traitement d’image (Photoshop, Photoimpact…).

De nouvelles possibilités technologiques s’offrent à vous pour des présentations en petit comité, les plus impressionnantes concernent la projection miniaturisée lancée par 3M et le cahier digital d’Oxford qui favorise l’interactivité lors de réunions internes.

La créativité et la différentiation, source de création de valeur institutionnelle

Le pouvoir de la communication visuelle en réunion est tout aussi important que votre plaquette institutionnelle, il vous permet de « donner en live » la démonstration de ce que votre entreprise est, avec rigueur et précision. Encore trop de présentations ne sont pas adaptées au public, se reposant sur des chartes standardisées et n’apportant pas l’étincelle que l’audience attend qui fige la crédibilité d’un discours. A quoi sert de vendre votre capacité d’innovation, si vous ne le montrez pas visuellement ? Que retenir de tableaux chiffrés à dix colonnes, que seules les personnes assises aux deux premiers rangs vont pouvoir décrypter ? si vous présentez un plan d’action, un lancement de produits, donnez au public l’envie de vous croire et vous suivre…il sait en cinq minutes le temps que vous avez consacré à la préparation de la présentation du jour.
La présentation externe notamment n’est pas un « exercice libre », elle se fait au nom de l’entreprise et tout ce qui est dit et montré rejaillit sur son image « corporate » ; c’est un support essentiel lors de prises de paroles évènementielles, au rang desquelles l’Assemblée Générale, la présentation devant des analystes financiers ou des clients, le grand oral lors d’un appel d’offre.

Conclusion…
Les présentations réussies font appel à une vraie compétence que les services de communication et les cadres dirigeants doivent avoir, elles font partie de la panoplie d’un manager moderne. Tous les outils existent dans ce domaine pour vous permettre de devenir expert en la matière. Le logiciel miracle qui puisse faire la présentation pour vous n’existe pas encore et pour convaincre, séduire et emporter l’adhésion d’un public devenu expert, il vous faut encore passer du temps à la recherche d’idées, de concepts porteurs.

L’innovation récente dans ce domaine laisse cependant penser qu’il sera bientôt possible avec un logiciel haut de gamme d’augmenter les possibilités de personnalisation et d’impact graphique.



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