Les techniques de communication en carton à l heure des RP 2.0

Agences de relations publics, sachez maîtriser un vieil outil, le mail !

Rares sont les agences de relations presse qui n’évoquent pas les RP 2.0, le web 2.0 ou qui s’y sont (même récemment formées).

Pourtant, nous nous concentrerons sur une « vielle » technique, directement héritée du courrier papier : le mail !

Maîtriser les techniques de l’emailing est un incontournable pour les agences et bureaux de presse. Et un tapis dans lequel elles se prennent allègrement les pieds lorsqu’elles s’adressent aux journalistes et blogueurs !

Profitons de ce vendredi pour partir en week-end  avec ces quelques réflexions acides.

Des mails lisibles SVP !

Oublier qu’un mail est fait pour être rapidement, directement et efficacement lu est impardonnable. Alors pourquoi envoyer aux journalistes des mails…

  • Ne comprenant qu’un PDF
  • Ne proposant qu’une image
  • N’incluant qu’un PDF et des images à télécharger

A l’opposé, inutile d’envoyer des CP en corps de mail et en PDF et en Word. Ceinture et bretelles ne s’accordent pas.

Des mails allégés

Nos boites mail deviennent obèses. Vous en êtes (pour partie) la cause.

Ainsi,

  • Évitez le communiqué de presse pesant 3 Mo, voire 5 Mo
  • Prenez garde au format des infographies. Non seulement elles sont lourdes, parfois atteignent 6 Mo (envoyez une basse résolution et un lien de téléchargement de la haute def) mais elles nous arrivent parfois en PDF ! Pas facile à retravailler…

Bannissez de plus, même si ce n’est pas une question de taille, les photos floues, en miniature, prises derrière un PC, devant un fauteuil trop haut, en mode aristo, en mème de Studio Harcourt, devant un logo, avec un flash dans la trombinette… Chaque photo est une surprise…

De plus, savez-vous qu’un Mac inclut les images en corps de mail ? Ainsi, le journaliste équipé de PC ne pourra la réutiliser sans embarras. Dans ce cas, proposez un lien de téléchargement ou glissez un zip (rien de vulgaire).

Faites économiser du temps aux journalistes et aux médias

Attention au clic précoce

L’erratum à répétition et la PJ récalcitrante (« oups, oubli de la PJ ») et le teasing à deux euro centimes sont les deux mamelles du temps perdu. Votre temps est précieux ; celui de vos interlocuteurs aussi. Rien de plus détestable que de commencer à travailler sur un article et de devoir tout reprendre à zéro suite à un « annule et remplace ».

Un mail appelle une réponse. Donc…

Vous êtes ravi(e) d’avoir envoyé enfin le communiqué de presse ? Félicitations… mais ne partez pas pour autant en vacances en mettant en place un auto répondeur !

Ce fut le cas d’une grande marque US : envoi du CP le 28 juillet 2014, et suite à notre réponse, nous avons reçu un message 100% en anglais : « I am out of the office back on  August 4th ». Il n’y avait donc pas urgence…

Optimisez votre délivrabilité

Certains communiqué de presse arrivent régulièrement en SPAM, avec, en champions de la régularité : EURO-RSCG et ACTEURS PUBLICS. Mais bon, comme vous ne relancerez pas les journalistes, ce n’est pas grave ;)

N’abusez pas du tracking

… Ou alors allez jusqu’au bout de son utilisation, par exemple en effectuant des relances par téléphone sur tous les ouvreurs, et une approche trigger pour tous les autres. La profession évqoue souvent le retour de la relation, alors profitez de ces analyses pour nourrir un échange avec vos contacts dans les médias !

Une newsletter à la place du communiqué de presse ?

Face à l’infobésité croissante, certaines agences préconisent l’envoi d’informations régulières et « forcées », encapsulées dans une « politique éditoriale » et de « brand content ». La newsletter, qui elle-même a fait l’objet d’un communiqué surgit alors. Et les journalistes en reçoivent des tombereaux sur des sujets creux, voire artificiels, qui ne durent souvent pas plus que les roses. Mais le plus incroyable reste la confusion entre ces deux outils. Un basique, pourtant, n’est-ce pas ?

Agences de relations médias et de relations presse, êtes-vous prêtes à développer de bonnes pratiques en matière de mails destinés aux journalistes ? Ce livre (parmi d’autres) peut vous aider. Vous pouvez aussi nous contacter, nous vous en parlerons de vive voix.

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Un article de notre dossier Relations Presse : Comment j’ai planté (puis sauvé) mes RP

(c) ill. Shutterstock - Image of businesswoman crashing lock with hand

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Planneur stratégique. Profil de Serge-Henri Saint-Michel et articles publiés.


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