10 règles d’or pour réussir un projet NTIC (1/2)

Florent Mondolfo livre ses conseils sur la façon de mener efficacement une consultation pour réussir un projet NTIC. Première partie sur 2

Mener une consultation auprès de prestataires pour lancer un projet NTIC (création de site, développement d’application, installation ou maintenance de réseau…) peut s’avérer extrêmement difficile suivant la complexité du projet et la connaissance de la problématique en question. Le respect de certaines règles permettra de mener à bien son projet en sélectionnant le meilleur prestataire, assurant ainsi le succès de son projet.

Comment sélectionner le meilleur prestataire pour optimiser sa consultation pour un projet NTIC ?

1. Définir les objectifs de votre projet

Le recensement des besoins exprimés permettra de lister les attentes des collaborateurs quant aux nouveaux outils à mettre en place. Qu’il s’agisse par exemple du développement d’un logiciel, du déploiement d’un réseau informatique ou de la mise en place d’un Intranet…, les besoins et les attentes ne seront pas les mêmes pour chaque salarié de l’entreprise. Y répondre permettra, à terme, d’améliorer leur efficacité et leur productivité.

2. Rédiger un cahier des charges ou un brief précis

Une fois ces objectifs définis, il est nécessaire de s’atteler à la rédaction d’un cahier des charges (au minimum d’un brief relativement précis).

Le cahier des charges constitue un document de référence qui permettra :
- de formaliser ses besoins
- d’expliquer précisément le projet aux prestataires sollicités
- d’obtenir des devis relativement homogènes puisque basés sur une expression de besoins commune
- de mieux comparer les offres reçues
- au prestataire retenu de suivre une feuille de route précise lors de la réalisation du projet
- de suivre la bonne marche du projet conformément à la description qui en a été faite

3. Choisir avec attention les prestataires à consulter

Florent Mondolfo, Responsable Service premium Prestataires.com

Florent Mondolfo, Responsable Service premium Prestataires.com

Compte-tenu de la multitude de professionnels présents sur le marché, trouver les prestataires NTIC qui seront consultés et auxquels soumettre son cahier des charges n’est pas une mince affaire. Pour identifier des prestataires intéressants, il est possible de :

  • sonder son entourage et son réseau professionnel afin de savoir s’ils ont déjà eu l’occasion de recourir aux services d’un prestataire pour un projet similaire (et, surtout s’ils en ont été satisfaits)
  • effectuer une recherche sur Internet en utilisant des mots-clés les plus nombreux et précis possibles (méthode particulièrement efficace quand il s’agit d’un projet informatique faisant appel à des technologies déjà identifiées)
  • lire des articles liés à sa problématique. Bien souvent rédigés par des professionnels, ces articles sont signés et sont donc un bon moyen d’identifier des prestataires spécialisés et maîtrisant parfaitement leur sujet
  • faire appel à une plateforme de recherche de prestataires (la plupart du temps gratuite), parfois spécialisée sur les projets NTIC. Ce type de plateforme permet d’être mis très rapidement en relation avec des professionnels qualifiés correspondant au profil recherché

A noter que la localisation géographique des prestataires n’a pas toujours de réelle importance sur le déroulement du projet. Suivant leur complexité, certains projets ne nécessitent en réalité aucune proximité.

La plupart des prestataires ont l’habitude de travailler à distance et ont mis en place des process permettant d’assurer un suivi optimum du projet.

4. Consulter 3 à 5 prestataires, puis élargir sa consultation si besoin

Dans un premier temps, il est inutile de consulter plus de 3 à 5 prestataires, en particulier si l’on a dès le départ identifié des professionnels qui correspondent au profil recherché. Il sera donc plus pertinent de mener une consultation restreinte que de consulter la terre entière.

Une consultation est extrêmement chronophage car il est nécessaire d’échanger avec chacun des professionnels contactés lors de RDV physiques (si possible) ou téléphoniques (à défaut), sans compter les innombrables échanges de mails qui s’ensuivent.

5. Ne pas choisir forcément le prestataire proposant le délai de réalisation le plus court

Bien souvent, les porteurs de projets NTIC demandent aux prestataires de remettre leur proposition dans des délais très courts et de réaliser le projet extrêmement rapidement, ce qui est totalement déraisonnable. En effet, un prestataire sérieux a besoin de temps pour bien comprendre un besoin et bâtir une proposition précise. Exiger un délai de remise de devis trop court est le meilleur moyen pour faire fuir les meilleurs prestataires et obtenir des réponses non satisfaisantes. Suivant la complexité du projet, il est bien souvent difficile pour un vrai professionnel de remettre une offre avant 2 à 4 semaines.

Il en est de même pour la réalisation du projet en lui-même : ne pas exiger un délai de réalisation court, au risque que les meilleurs prestataires déclinent la consultation ! Par ailleurs, le risque sera de se retrouver avec un projet bâclé réalisé dans l’urgence et donc au final peut-être mal conçu et ne répondant pas aux attentes.

Au moment de la décision, ne pas choisir automatiquement le prestataire qui promet le délai de réalisation le plus court car cela ne constitue pas toujours un gage de professionnalisme.

Auteur : Florent Mondolfo, Responsable Service premium Prestataires.com (Groupe Quotatis France)

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