Les réseaux sociaux d’entreprise, nouvel eldorado de la communication interne ?

L’apparition des réseaux sociaux d’entreprise est une aubaine dans le quotidien du responsable de la communication interne pour informer les collaborateurs. Pas facile cependant de faire accepter l’utilisation de ce nouvel outil, pivot du plan de communication annuel. Par Matthieu Guilhem

Adieu le journal interne, la boite à idées, le panneau d’affichage ! L’intranet a révolutionné la communication interne des entreprises. L’apparition des réseaux sociaux d’entreprise est une aubaine dans le quotidien du responsable de la communication interne pour informer les collaborateurs. Pas facile de faire accepter l’utilisation de ce nouvel outil qui doit être le pivot du plan de communication annuel.

L’apparition des réseaux sociaux d’entreprise est une aubaine dans le quotidien du responsable de la communication interne pour informer les collaborateurs. Pas facile cependant de faire accepter l’utilisation de ce nouvel outil, pivot du plan de communication annuel. Par Matthieu Guilhem

L’apparition des réseaux sociaux d’entreprise : une aubaine dans le quotidien du responsable de la communication interne !

Nous sommes à l’air de la « collaboraction »! Cela signifie qu’aujourd’hui rien ne se fait sans que le collaborateur soit partie prenante. Ce sont les Réseaux Sociaux d’Entreprises, des intranets « nouvelles générations » qui permettent cette « collaboraction ». Mais alors que nombre de collaborateurs n’ont pas ce réflexe de lire les notes interne et alors que beaucoup de salariés consultent et enrichissent leur Facebook durant les heures de travail, comment intégrer et faire accepter l’utilisation de ce nouvel outil qui s’inscrit clairement dans une stratégie globale de médiation et d’information quotidienne, cœur de métier du Responsable de la Communication Interne ? Quels sont ces réseaux sociaux d’entreprise ? Qui les met en place ? Et comment ? Est-ce vraiment utile ?

Le Réseau Social d’Entreprise n’est pas un Facebook interne ! Sur un Réseau Social d’Entreprise, hors de question de raconter son week-end ou même le dernier film que l’on a vu. Réseau Social, oui, discussion personnelles, non. Si Facebook permet une expression totalement libre et sans (quasiment) aucun tabou, sur un réseau social d’entreprise, il y a des règles à respecter et une véritable charte éditoriale définie au moment même de la création du réseau social d’entreprise, charte qui va bien sur évoluer au fil de la vie de ce réseau. Néanmoins, il y a cette nécessité de rendre le réseau social d’entreprise attractif et agréable à lire, sans quoi il est certain qu’aucun salarié ne voudra y passer, ne serait-ce qu’un instant… et même si le réseau social est installé en page d’accueil du navigateur web ! Pour faire venir le collaborateur sur le réseau social d’entreprise, il faut que les applications disponibles sur ce réseau lui soient utiles, qu’il ne puisse pas trouver ces ressources autre part que sur ce réseau, ce qui l’oblige à se rendre sur cet intranet nouvelle génération quand il a besoin de telles ressources.

Utilité et applications d’un réseau social d’entreprise

Information, cohésion, médiation et participation sont les quatre piliers d’un réseau social d’entreprise. Toutes les informations et les applications disponibles sur ce réseau social doivent répondre à ces objectifs. De plus, les applications et ressources disponibles sur le réseau social d’entreprise doivent être utiles pour le collaborateur, mais surtout nécessaires et indispensables. Le collaborateur ne doit les trouver nulle part ailleurs que sur le réseau social d’entreprise.

L’information, c’est la base de la communication interne. Les collaborateurs d’une entreprise veulent tout savoir tout de suite sur ce qui se passe au sein de l’entreprise. Une note interne ? Il faut la rédiger, l’imprimer puis la distribuer. Le panneau d’affichage ? Encore faut-il passer devant et s’arrêter pour lire les papiers affichés. Un mail d’information ? On en reçoit tellement chaque jour et déjà qu’on n’a pas toujours le temps de lire les plus essentiels, ceux des clients. Alors ceux qui viennent de la « com interne »… encore moins ! Le réseau social d’entreprise peut être un bon outil pour remplir cet objectif : diffuser une information de façon rapide, claire et à tout le monde en même temps. De la sorte, les collaborateurs peuvent recevoir l’information directement sur leur ordinateur. Bien sûr, cela est conditionné par le fait que le Réseau Social d’Entreprise soit en permanence ouvert sur une page internet.

La cohésion est tout aussi importante que l’information. Le réseau social d’entreprise peut être un bon outil de cohésion, car il y a sur la plupart des plate-formes la possibilité de créer des communautés, sortes de départements virtuels, où les collaborateurs vont pouvoir se retrouver et ainsi créer une zone de collaboration virtuelle, avec par exemple bibliothèque de ressources partagées, dans le cadre d’un projet X ou d’un forum Y. Autre fait intéressant, nous observons bien souvent que les communautés virtuelles qui se créent sur un réseau social d’entreprises, sont bien différentes en termes de productivité. Elles sont plus efficaces, les choses vont plus vite, on avance plus facilement, du fait notamment de la dématérialisation de la présence physique.

En terme de médiation, c’est là que le bât blesse. La médiation, essentielle en communication interne, a encore du mal à se faire via un réseau virtuel.

En termes de participation, le réseau social d’entreprise remporte bien sûr la Palme d’or ! En effet, quoi de mieux qu’un outil web 2.0 pour inciter à la collaboration et à la participation ? Le propre du réseau social d’entreprise, comparé à un intranet classique, c’est cette capacité que les salariés ont de contribuer à son développement, de nourrir les sujets, de poster des avis, des questions, de télécharger des documents pour les rendre visibles aux autres collaborateurs.

Fonctionnalités d’un réseau social d’entreprise

Le plus de choses possibles et «virtualisables», c’est-à-dire des ressources qui étaient auparavant en version papier et qui peuvent être aujourd’hui en version numérique ! Il faut toujours chercher à inciter les collaborateurs à se rendre sur le réseau social d’entreprise de façon régulière, avec pour objectif la quotidienneté de la consultation. Ayons toujours à l’esprit que l’objectif est d’amener, le collaborateur à régulièrement lire les informations diffusées. Alors plus on trouve sur le réseau social d’entreprise les ressources qu’il utilise quotidiennement et qui sont rendues disponibles uniquement sur le réseau social, plus le collaborateur prendra l’habitude de venir sur le réseau social et ainsi il tombera, nécessairement, sur les informations. Surtout sur celles qu’il ne venait pas chercher à l’origine.

Il y a des ressources qu’une entreprise doit nécessairement avoir, qui doivent être mises à jour et peuvent être consultées de n’importe quel poste informatique. C’est ainsi que les plannings des salles de réunion sont dorénavant sur les réseaux sociaux d’entreprises, de même que les formulaires RH, le programme de réservation des vacances et RTT ou encore la boite à idée, qui peut maintenant être un forum public, façon Agora en Grèce Antique, ou un formulaire mail anonyme.

Le plus important n’est pas de lister toutes les ressources qu’un réseau social d’entreprise doit contenir, car il y a autant de réponses que d’entreprises et de responsables de la communication interne. Le tout est de bien choisir ces ressources, en fonction de la vie quotidienne de l’entreprise, en fonction de ce que les différents niveaux hiérarchiques dans l’entreprise disent avoir besoin et surtout faire ces choix en ayant en tête les deux objectifs premiers : faire venir les collaborateurs sur le réseau social et leur rendre la vie quotidienne sur leur lieu de travail plus facile et plus agréable.

Qui fréquente le réseau social de son entreprise ?

Un responsable de la communication interne va dire « tout le monde ! ». Dans les faits, ce n’est pas le cas. Néanmoins, le réseau social interne peut avoir une utilité pour tous les collaborateurs, surtout quand on peut y consulter des ressources que l’on ne peut pas trouver ailleurs au sein de l’entreprise.

Utilité pour la direction de l’entreprise

Le réseau social étant par nature collaboratif et moins figé qu’un intranet « classique », la direction peut ainsi optimiser la communication descendante entre elle et ses collaborateurs. Auparavant, quand la direction voulait publier quelque chose sur un intranet, c’était le responsable de la communication interne qui s’en chargeait, car il fallait mettre en page, entrer le texte, mettre les balises html… Aujourd’hui, publier un message sur un réseau social d’entreprise est aussi facile que d’envoyer un mail. La direction peut ainsi directement publier ses messages sans passer par l’intermédiaire du responsable de la communication interne, ce qui crée une proximité entre la direction et les collaborateurs, sans relais d’information, sans médiateur.

Utilité pour le management

Quoi de mieux qu’un outil web 2 .0, et bientôt web 3.0, pour motiver et manager la génération Y ? Le réseau social d’entreprise va avoir cette grande utilité de permettre à cette génération de s’intéresser à la vie de son entreprise, de communiquer efficacement avec son manager et vice versa, le manager peut ainsi mieux travailler avec cette génération qu’il ne sait pas toujours appréhender.

Utilité pour le collaborateur

L’information est ainsi disponible sur un site qui ressemble à un réseau social, et non à un intranet classique fade et sans vie. De plus, le collaborateur peut s’exprimer en postant des avis, des questions, mais aussi lancer des discussions sur les forums, partager ses documents.

Comment mettre en place un réseau social d’entreprise ?

Pas facile ! Les prestataires qui proposent des solutions de réseau social d’entreprise sont aujourd’hui nombreux. Citons pour exemple Yoolink Pro® Bluekiwi® ou encore Jive®. Si le choix de la plateforme peut être rapide, la mise en place sur le réseau informatique de l’entreprise est plus long. Il faudra compter le temps de l’audit, puis les réunions de concertations avec la DSI, les Services Généraux, les RH. Enfin il faudra compter le temps de l’installation à proprement parler de l’interface, puis la formation du service communication interne au Back Office et aux techniques de modération d’un réseau social d’entreprise.

Il est important pour le responsable de la communication interne d’inscrire le projet de création d’un réseau social d’entreprise dans un plan de communication annuel et dans la durée. Car du temps et de l’argent sont nécessaires pour mettre en place un tel intranet « new-generation ». Il apparaît également comme nécessaire, avant la mise en place d’un plan de communication sur le réseau social d’entreprise, de prévoir une campagne de lancement interne de cet outil.. Il faut expliquer le fonctionnement, poser clairement les règles, former les managers, la direction, inscrire le mode d’emploi dans le livret d’accueil, créer des profils pour chaque salarié, générer des mots de passe.

La mise en place d’un réseau social d’entreprise est une belle aventure communicationnelle car c’est un très bon outil de management et d’information. De plus, cette aventure ne peut se faire qu’en équipe. C’est là aussi, dès le début d’un projet Réseau Social d’entreprise, un acte collaboratif, participatif. C’est adopter une attitude web 2.0 dès la construction du projet !

En somme, la mise en place d’un réseau social d’entreprise est un acte collaboratif et participatif doublé d’une belle aventure communicationnelle et d’équipe car c’est un très bon outil de management et d’information.

Auteur : Matthieu Guilhem

A lire pour aller plus loin…

(c) ill. : Réso-Nova / Novius : http://www.novius.com/novius-agency/realisation-ingenierie/reseau-social-entreprise.html

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