Donner de la valeur à ses présentations visuelles, c’est donner beaucoup de valeur à ses clients.
Nous sommes en plein cœur d’un sujet de communication transversal, qui peut en dire long sur notre relation aux autres, dans une société de services « on demand » où la satisfaction du client est de toutes les priorités internes.
Mais pourquoi alors consacrer plus de temps à des présentations que les supports (électroniques ou papiers) ont rendu si faciles à concevoir ? Justement, ces logiciels ont été formatés pour favoriser et diffuser l’information avec rapidité et agilité, ce que tout cadre ou assistante impliqués dans le processus de présentations ont compris, délivrant des supports assez standardisés qui peuvent-être responsables du décrochement de l’audience après quelques minutes. Nous sommes à l’heure de la personnalisation.
Apprendre à gérer la complexité : communication et technologie font bon ménage
La simplification a de la valeur aussi, mais elle peut se transformer en simplisme, ce qui ne transmet pas la bonne image, l’équation vers laquelle toute entreprise doit tendre, semble être plutôt aujourd’hui la maîtrise de la complexité. Tendre vers l’excellence en présentation, c’est transmettre l’image de la maîtrise de son sujet (contenu, créativité des concepts, pertinence des analyses ), de soi-même ( gestuelle, intonations de voix, posture ) et des supports que l’on anime (présentation Powerpoint, qualité de la préparation, originalité de la mise en forme )…ces dimensions optimisées renforceront l’impact de vos messages, délivreront la meilleure impression à votre public qui sentira que les supports ont été préparés pour lui seul et qu’on ne lui a pas projeté une présentation standardisée.
La technologie est partout , dans nos bureaux et nos salles de réunions, mais elle est aussi virtuelle, depuis le lancement de logiciels concurrents de Powerpoint, spécialisés dans le mode collaboratif en ligne (www.Sliderockets.com, www.280slides.com…) ce qui peut dans un avenir relativement proche modifier la façon de mener une réunion. De même que la recherche, a mené des entreprises innovantes à lancer de nouvelles possibilités d’animation de réunion, avec plusieurs systèmes interactifs (le tableau sensitif d’Oxford…)…une veille dans ces domaines vous permettra d’être toujours à la pointe de la modernité.
Le client a besoin d’une information ciblée, directement exploitable et personnalisée
Dexia
Lorsque vous avez choisi votre matériel (il faut le savoir avant même la préparation du contenu, ce qui limite les risques d’imprévus), posez-vous la question en même temps du contenu et de la forme.
Qu’attend votre public ? La réunion à laquelle il va assister est-elle régulière (réunions commerciales) ou s’agit-il d’une réunion annuelle ? Est-ce une réunion propice au changement ? La motivation et le niveau d’impact ne seront pas les mêmes.
En communication interne : réunions interservices, intraservices (jusqu’à 10 personnes),
Une présentation Powerpoint classique optimisée- qui reste malgrè tout la plateforme de référence en entreprise suffira, le paperboard en complément ou le tableau interactif.
Devant des assemblées plus nombreuses (réunions personnel, conventions de vente, séminaires cadres…) la valeur qui peut être apportée à une présentation Powerpoint est importante, car le support visuel permet de fixer les choses, de mettre en perspective et démontrer visuellement ce que vous exposez…seuls les bons orateurs peuvent éventuellement s’en passer.
En communication externe : les moments de prise de parole sont nombreux qui engagent et décident de l’avenir de l’entreprise ; que ce soit devant les actionnaires, les analystes financiers, les clients, au « grand oral » d’une réponse à un appel d’offre…la création de valeur communicative n’est pas une option, c’est le cœur même de la réunion. La forme rejoint le fond et l’ensemble optimisé transformera vos réunions en réunions gagnantes.
Si vous cherchez un point de comparaison, pour mesurer la valeur que les orateurs accordent à leur client, souvenez-vous de votre dernière participation à un colloque ou conférence, il en ressort couramment que : sur huit orateurs, un d’entre eux délivre une présentation qui sort du lot, cinq projettent des supports standards et deux auraient mieux fait de ne pas allumer leur ordinateur !
Donner de la valeur à ses clients, c’est ne pas compter son temps pour la préparation de réunions importantes ; lorsque vous les réunissez pour leur parler de stratégie, de développement produits ou tout autre sujet…il n’y a plus de place pour l’improvisation, la copie doit être excellente. En quelques minutes, le client (le récepteur de votre communication au sens large) percevra le niveau de qualité de la présentation. Une présentation, c’est un vrai service si vous la concevez en respectant ses trois phases :
- 1. Présentation plénière : qualité de présentation optimale
- 2. Remise d’une version papier : elle nécessite une adaptation et un travail de synthèse, en sortant de la réunion, le client ne veut pas revoir la présentation entièrement, « simplifiez lui la vie » en lui préparant un support agréable à relire
- 3. Présentation à diffuser : la contrainte principale étant d’alléger son poids informatique,
Pour une large diffusion par mail. Des solutions existent pour un envoi dans le corps du mail en conservant les liens.
L’image que vous transmettrez alors ne sera plus décalée entre celle que vous pensez avoir donné et celle qui a été perçue. Vous aurez mis toutes les chances de votre côté pour séduire, convaincre et emporter l’adhésion de votre public expert.
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