Comment sélectionner le meilleur prestataire pour optimiser sa consultation pour un projet NTIC ?
Voici la suite de nos 10 règles d’or (vous pouvez consulter les 5 premières ici).
6. Prendre le temps d’échanger avec les prestataires
10 règles d'or pour réussir un projet NTIC, la suite !
Les prestataires consultés auront immanquablement des questions à poser afin de mieux comprendre le besoin et bâtir une proposition précise. Il faudra donc leur consacrer du temps et ne pas considérer ces sollicitations comme un parasitage inopportun. Il est légitime que les professionnels contactés souhaitent en savoir davantage sur le projet et les besoins, sans quoi ils ne pourront remettre une offre pertinente.
Les questions posées par les prestataires permettent également de mieux appréhender le projet, de mieux en comprendre les implications et d’affiner si besoin le cahier des charges, en abordant ou précisant des aspects occultés ou insuffisamment approfondis.
7. Modifier si besoin le cahier des charges suite aux échanges avec les prestataires
La consultation sera le moyen pour les prestataires de bien comprendre les besoins exprimés. Elle permettra au porteur de projet de mieux appréhender certains aspects ignorés, insuffisamment approfondis ou dont l’importance aurait tout simplement était sous-estimée.
Ainsi, les prestataires poseront certainement un certain nombre de questions et feront certaines préconisations ou remarques (telle technologie peut être plus adaptée que telle autre par exemple) qui pourront entraîner une réorientation du projet ou de certains de ses aspects. Il sera alors temps de modifier le cahier des charges en ajoutant ou précisant certains points et en communiquant ceux-ci à l’ensemble des prestataires consultés afin qu’ils puissent les intégrer dans l’offre qu’ils remettront.
Cela permettra que chacun des prestataires ait connaissance des mêmes caractéristiques du projet et que les propositions reçues soient les plus homogènes possibles afin d’en faciliter l’étude et la comparaison.
8. Ne pas choisir un prestataire dont la réponse se fait attendre
Florent Mondolfo, Responsable Service premium Prestataires.com
Des prestataires ont été sollicités, un cahier des charges leur a été soumis, mais certains d’entre eux ne se sont toujours manifestés et n’ont toujours pas remis leur proposition. Ils pourront éventuellement être relancés une fois mais pas plus ! Ce manque de réactivité et d’implication de la part d’un professionnel traduit bien souvent un manque d’intérêt pour le projet soumis, voire un manque de disponibilité et de réactivité en général.
Si la consultation démarre sur un mauvais pied avec un prestataire, il n’y a aucune raison pour que cela change par la suite : le projet a ainsi toutes les chances de se dérouler dans de mauvaises conditions s’il est confié à ce prestataire.
9. Étudier les propositions reçues, dresser une liste de questions puis comparer les offres
A la lecture de chacune des propositions reçues, il conviendra de dresser une liste précise de questions à poser aux prestataires concernés. Ces questions peuvent porter sur tous les aspects du projet et de l’offre remise : technologies, délais, budget… Ne pas hésiter à aborder chaque point jugé important ou imprécis.
Une fois obtenues les réponses à ces questions, il faudra essayer de concevoir et remplir une grille qui permettra de comparer les offres reçues : une ligne par aspect du projet (technologies ou environnements préconisés, aspects graphiques et/ou ergonomique, délais, coûts, engagements, qualité des échanges, etc.), une colonne par prestataire. Cela aidera à y voir plus clair, à mieux comprendre les propositions reçues et, surtout, à bien les comparer.
10. Tenir l’ensemble des prestataires consultés informés de la décision finale
Une fois les offres comparées et le prestataire choisi, il conviendra d’en informer en premier lieu le professionnel retenu puis, une fois le bon de commande signé, d’informer les autres prestataires de la décision de ne pas faire appel à leurs services.
Si l’on redoute de leur dire de vive voix, un mail cordial, empathique et expliquant les raisons du choix pourra leur être envoyé. Une façon élégante de clôturer la consultation.
Auteur : Florent Mondolfo, Responsable Service premium Prestataires.com (Groupe Quotatis France)
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