L’e-mail est considéré comme la retranscription d’un courrier papier. Trop souvent, les entreprises le considèrent en tant que tel et sous-estiment son potentiel ! Son image a besoin d’être dépoussiérée pour exploiter toutes les possibilités qu’il offre aux entreprises.
Tous les jours chaque collaborateur d’une entreprise envoie plus de 30 mails. À l’échelle d’une société de 1 000 personnes cela représente plus de 7 millions d’échanges par an. 7 millions c’est l’équivalent de l’audience d’une publicité avant le 20h sur TF1 ! C’est pourquoi il faut soigner ce puissant média.
95% de ces 7 millions de mails sont adressés à l’écosystème le plus intime de l’entreprise : les prospects, les clients, les partenaires, les fournisseurs… d’où la nécessité de les choyer en proposant un maximum d’informations et d’interactions avec l’entreprise.
L’email doit refléter l’image de votre entreprise
Et pourtant beaucoup d’entreprises n’accordent pas d’importance à l’email alors qu’il représente le premier contact de l’entreprise avec l’extérieur. Dans les PME comme dans les grands groupes, bien souvent personne ne veille à leur diffusion, au contrôle du respect de la charte graphique et de la mise en avant de la signature de chaque collaborateur, perdant ainsi des occasions précieuses d’insuffler sérieux et confiance à leur interlocuteur. Alors même que les services communication investissent des budgets considérables dans des outils de communication pour valoriser l’identité et l’image de leur marque, l’email est oublié.
Damien Neyret, fondateur de Letsignit
Il est important de respecter quelques règles pour soigner son message et interpeller son interlocuteur. Le ton utilisé doit être plus direct que celui d’un courrier postal. Il faut porter une attention particulière à la mise en page car d’elle va dépendre la bonne visualisation de votre email : utilisez des phrases courtes et le retour de ligne afin d’aérer votre texte. Il est nécessaire d’accorder de l’importance à la personnalisation de vos envois en évitant les formules trop institutionnelles du type « Cher Monsieur ». Il ne faut pas oublier de travailler les premières lignes en allant droit au but sous peine de perdre l’attention du lecteur. La signature de mail doit être chartée et indiquer toutes vos coordonnées ainsi que votre fonction au sein de l’entreprise, le site internet de votre entreprise…
En reprenant le contrôle de leurs emails les collaborateurs deviennent des ambassadeurs pour leur entreprise et reflètent l’ADN de celle-ci à chaque message envoyé.
L’email est un tremplin pour mettre en avant toutes vos actions
Au-delà de la maîtrise de son image, l’email est un atout considérable pour mettre en avant l’entreprise et ses actualités. Il est au cœur des préoccupations de tous les services d’une entreprise. L’email répond à des enjeux de notoriété, d’image et d’adhésion ou encore à des problématiques RH et relations clients.
Par exemple, une signature mail intelligente suffit à convier vos clients, à vous rejoindre sur les réseaux sociaux, les informer d’une promotion exclusive, les inviter à donner leur avis sur votre marque… En plus de dynamiser vos communications et faire circuler vos informations, vous pourrez aussi observer comment vos destinataires réagissent aux informations transmises via le tracking. En moyenne, grâce à une signature de mail intelligente, on atteint 3 à 4% de taux de clic pour inviter vos prospects à un petit déjeuner, près de 2% d’adhésion pour un recrutement sur les réseaux sociaux et jusqu’à 10 % de taux de clic pour une signature de type « enquête ».
L’email doit être le centre de toute votre attention car il est votre canal n°1 de transmission d’information. Transformez-le en faire-valoir pour ne laisser passer aucune opportunité de valorisation de votre image ou de conversion d’un prospect.
Auteur : Damien Neyret, fondateur de Letsignit – solution stratégique qui transforme une signature mail en levier de communication.
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Un article de notre Dossier Boite à outils marketing
(c) ill. Shuttesrtock – Email Concept on Blackboard
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