Ce n’est un secret pour personne : les nouvelles technologies, le web et les réseaux sociaux ont entraîné une hausse exponentielle des flux et du volume d’informations.
Autrefois rare, l’information est aujourd’hui abondante, voir surabondante. On parle d’infobésité. Cette célèbre citation illustre parfaitement les problématiques engendrées par ce phénomène : « trop d’informations, tue l’information ».
Tout est dit. Comme tous les excès, l’information en trop grande quantité est source de dysfonctionnements.
Dans le monde de l’entreprise, la gestion de l’infobésité est un enjeu clé.
Comment est-il possible de faire face à ces importants flux de données ? Et ce, tout en gardant à l’esprit qu’il faut tout de même pouvoir retrouver l’information pertinente, sans que ses propres équipes ne perdent trop de temps à la rechercher.
Et si le remède miracle venait de la centralisation de vos informations ?
Réduire le nombre de sources d’information en les centralisant
On constate bien trop souvent que l’information est éparpillée dans l’entreprise. Que ce soit en local, sur les ordinateurs des collaborateurs, sur des disques durs en réseau, dans les emails ou encore dans des logiciels métier dédiés, il est difficile de s’y retrouver.
Cette manière de procéder ne fait qu’empirer la situation, en compliquant la recherche car la personne ne sait pas où chercher l’information désirée.
De plus, cela génère des doublons, chacun stockant à sa manière et de ce fait, une même information peut se retrouver à la fois dans un intranet et dans une base de connaissance métier par exemple.
Enfin, cela engendre des coûts de maintien et de mise à jour, sans savoir si la version d’un document est la bonne ou bien encore si celle-ci est à jour.
Pour simplifier et limiter l’overdose d’informations, la centralisation apparaît comme une solution pertinente. L’information doit arriver par un seul canal, qui sera le canal officiel et l’ensemble des contenus sera maintenu à un seul endroit.
Grâce à cette règle simple, les différents silos d’information et de stockages disparaîtront.
Enfin, pour que tout ceci puisse être accessible, un moteur de recherche doit être mis en place afin de simplifier le scope de recherche.
Centraliser, une condition nécessaire mais pas suffisante
Plusieurs facteurs plaident en faveur de la centralisation de l’information. Mais centraliser ne suffit pas !
Faites le tri et organisez vos informations
Benjamin Lanciaux, Responsable Marketing Communication de XWiki SAS
Déplacer toutes vos données dans un seul et même outil est inutile si vous y mettez tout, sans réflexion préalable. Faites le tri parmi vos données existantes et privilégiez la qualité à la quantité. Une information brute n’a pas de valeur. Il faut la mettre en perspective, la valoriser.
Il faut traiter l’information, en retirer l’essentiel et la mettre à disposition des autres pour capitaliser dessus. Il faut par ailleurs penser à l’organisation de son information, c’est-à-dire définir comment une information doit être reliée à une autre. Il faut définir des catégories et attribuer des métadonnées à vos contenus.
Plus votre plan de classement sera détaillé, plus vos contenus seront faciles à retrouver.
La technologie, vecteur d’infobésité mais aussi remède
L’infobésité est en grande partie liée aux évolutions technologiques. Mais là où la technologie peut nuire, elle peut aussi aider.
Premièrement, en vous permettant de filtrer les données.
Parmi les techniques de filtrage, nous pouvons citer les métadonnées, permettant la description des contenus. Elles sont également prises en compte par les moteurs de recherche, permettant ainsi d’écarter les informations non pertinentes.
Il existe aussi les agents intelligents qui apprennent de vous et s’adaptent à vos préférences, ainsi que les cartographies de l’information qui représentent visuellement des masses importantes de données non structurées.
Enfin le filtrage social permet de faire ressortir les informations qu’une communauté d’utilisateurs trouve des plus pertinentes.
C’est pourquoi il est très important de bien choisir l’outil en amont.
Lorsque l’on met en place un outil pour gérer son information, il faut bien évidemment adresser les besoins présents mais également penser aux besoins futurs.
La plateforme doit être évolutive et proposer un ensemble de fonctionnalités parmi lesquelles : un moteur de recherche multicritères, une interface d’édition intuitive encourageant la création de contenu, ainsi que des modèles de pages permettant de structurer ses contenus. La gestion des droits, pour limiter l’accès à des informations confidentielles, ainsi que l’historique et le versioning des contenus pour ne rien perdre et suivre l’évolution de ces derniers (dernière mise à jour etc.). Pour terminer, il faut également des fonctionnalités sociales, comme le partage des pages.
L’outil doit vous permettre de gérer à la fois vos données structurées et non structurées.
Changer/adapter les mentalités et la culture d’entreprise
Il est important de garder à l’esprit que l’outil seul ne suffit pas. Vous pouvez mettre à disposition de vos collaborateurs le meilleur logiciel qui soit, avoir mis en place la meilleure organisation possible de vos contenus, s’ils ne l’adoptent pas, alors vos efforts seront vains. Il faut sensibiliser vos collaborateurs à ces problématiques et surtout les former à l’utilisation de la plateforme.
Il faut communiquer en amont, impliquer certains d’entre eux dans le choix de la plateforme ainsi que pendant la phase de conception/paramétrage de celle-ci. Il est toujours capital d’impliquer les utilisateurs finaux car si l’outil ne répond pas à leur besoin, ou ne leur apporte pas de valeur, ils le délaisseront.
Auteur : Benjamin Lanciaux, Responsable Marketing Communication de XWiki SAS
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Un article de notre dossier : Infobésité
(c) ill. Shutterstock
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